Behandling af fysiske fakturaer kræver næsten fem gange så mange ressourcer, som når der e-handles. Det er særligt tidsforbruget forbundet med indkøbet, der gør forskellen, men også selve betalingen af fakturaen er meget nemmere i et e-handelssystem.

I Hjørring Kommune har man regnet på, hvor meget det koster at håndtere fakturaer, alt efter om der er tale om fysisk indkøb, fjernindkøb (for eksempel telefon eller webshop) eller e-handel. Regnestykket blev første gang lavet i 2013 og efterfølgende opdateret, senest i 2020, og viser, at e-handel er omkring 250 kroner billigere pr. faktura end fysisk indkøb.

Ved e-handel er der tre transaktioner undervejs i processen, mens et fysisk indkøb betyder 16 transaktioner. Og undervejs er der mange forskellige hænder inde over. Kommunaldirektør Leif Johannes Jensen i Hjørring Kommune fortæller:

"Grunden til, at det er så meget billigere med e-handel, er den samme, som når man sidder hjemme i sofaen og køber sko. Man er oprettet i systemet, når man har et fast sted, man køber. Så er der kun tre arbejdsgange. Man klikker på den vare, man vil købe, man godkender forretningsbetingelser, og man betaler med det kreditkort, man har tilknyttet. Mens der er 16 arbejdsgange involveret i et fysisk indkøb".

"En sidegevinst er, at man køber nogle varer, der overholder regler vedrørende miljøbelastning, børnearbejde osv."

Tallene underbygger, hvor vigtigt det er at flytte så stor en del af indkøbet over på e-handel som muligt. Det kan du læse mere om i denne artikel:

I Hjørring Kommune har man arbejdet med e-handel i mere end ti år, og der er stadig et stort potentiale for udbredelse. Ifølge Leif Johannes Jensen er det også, fordi det handler meget om kultur og adfærd. "Man ved ikke, at man sender en regning på 250 kroner ekstra ind i systemet, når man køber ind nede hos den lokale købmand".

For Leif Johannes Jensen handler det meget om synliggørelse.

"Nogle gange er der en indkøber, der ringer til nogle, der har handlet meget uden for systemet, og fortæller dem, hvor meget det har kostet. Det hjælper at bringe det tættere på hverdagen".

I grafikken herunder kan du se, hvad de forskellige "priser" på fakturahåndtering består af. Kun varemodtagelsen er billigere ved et fysisk indkøb, fordi varemodtagelsen som hovedregel sker samtidig med indkøbet.

Udviklingen af systemerne betyder, at e-handel bliver billigere, fordi systemerne bliver mere effektive. Men også, at det kan blive dyrere, for eksempel på grund af øgede kontrolkrav, fortæller kommunaldirektøren.

Han fremhæver videre, at mere e-handel kan give administrative besparelser, uden at der først skal gennemføres lovændringer.

Forbehold

Hjørring Kommunes regnestykke er baseret på de faktiske forhold i kommunen, som på en række punkter vil adskille sig fra andre kommuner. Hjørring fremhæver følgende faktorer i beregningen af priserne på fakturahåndtering:

Beregningen tager udgangspunkt i Hjørrings e-handelssystem, og funktionaliteten vil være anderledes i andre kommuners systemer.

Det kræver oplæring og tilvænning at arbejde i et e-handelssystem, og tidsforbruget vil falde over tid. Modenheden i forhold til e-handel har derfor betydning for, hvor meget billigere det er at e-handle.

Organisering, processer og bemanding af indkøbsfunktioner har indflydelse på omkostningerne i de forskellige dele af fakturahåndteringen.