Både medarbejdere og kommunalbestyrelsesmedlemmer kommer til at mærke forandringer, når kommunerne skal finde nye administrationsbesparelser for at kompensere for de 700 millioner kroner, som regeringen har pålagt kommunerne.

NB-Økonomi har undersøgt, hvordan to vidt forskellige kommuner Vejle og Hvidovre griber opgaven an. Mens Hvidovre satser på en centralisering af administrative opgaver, så har Vejle fokuseret på optimering af arbejdsgange.

Løbende optimering

I Vejle Kommune har økonomiforvaltningen ansat to proceskonsulenter. Deres opgave er at komme rundt i afdelingen, sætte sig ind i arbejdsgangene og sparre med medarbejdere og ledelse ved at udfordre vanetænkning.

Det har ført til smidigere arbejdsgange, tilpasning af serviceniveau og digitalisering/automatisering.

Et konkret eksempel på det er den dokumentation, der skal være til rådighed i forbindelse med bogføring af regninger. Afdelingen fandt frem til en best practise for, hvor og hvordan medarbejderne skriver informationer i bevillingssager. Det gav ikke mere arbejde, men gjorde det meget nemmere at finde dokumentationen, når regningen kom i systemet – og det gav desuden mulighed for at opsætte en robot efterfølgende.

Det handler fx om at have forståelse for, hvordan man laver gode oplæg til hinanden, så det næste led bruger færre ressourcer på at søge efter mening og danne sig overblik.

Anders Hansen, økonomichef i Vejle, fremhæver, at optimeringsarbejdet sker i et tæt samarbejde med ledelsen, så potentialet realiseres i den rigtige rækkefølge, fx i forbindelse med at medarbejdere stopper. Dermed kan der frigøres ressourcer, uden at det betyder afskedigelser.

Netop det er en væsentlig forudsætning for, at det ikke bliver skabt unødig usikkerhed i afdelingen, når der hele tiden er fokus på mulige effektiviseringer.

Det er også en væsentlig pointe, ifølge Anders Hansen, at indførelse af ny teknologi/automatisering frigør en lille smule tid en masse steder, og det er svært at få nytte af. Derfor skal det tænkes ind i en større kabale, når der skal realiseres besparelser.

Anders Hansen er tilfreds med, at det i økonomiforvaltningen i Vejle er lykkedes både at imødekomme kravet om administrative besparelser og frigøre ressourcer løbende - uden at skulle foretage uhensigtsmæssige serviceforringelser og afskedigelser. De frigjorte ressourcer gør det muligt at investere og prioritere midler til andre funktioner, så afdelingen kan være på forkant med omstillingen.

Den strukturelle tilgang

Baggrunden for Hvidovres arbejde med besparelser i år var også en målsætning om at komme på forkant i forhold til kommunens fremtidige økonomiske udfordringer. Det førte til, at der i foråret blev igangsat en større proces med indkaldelse af forslag fra hele organisationen og behandling i kommunens fagudvalg.

En del af de indsamlede forslag handlede om administration, og en stor del af arbejdet med at finde administrative besparelser i 2024 var altså allerede lavet, inden økonomiaftalen faldt på plads.

Tidligere år er der lagt grundlaget for effektiviseringer ved blandt andet at gennemføre organisatoriske ændringer

Økonomichefen i Hvidovre, Søren Lenau, peger på, at det er væsentligt, når der skal findes effektiviseringer, at se på strukturen i organisationen og forholde sig til hvilke opgaver, der hænger naturligt sammen, så man kan opnå synergi-effekter.

I Hvidovre blev det i 2017 besluttet at etablere en centerstruktur i den administrative organisation. Det fremgik af beslutningen dengang, at "det økonomiske rationale, der over tid vil blive i forbindelse med forenklingen af de administrative arbejdsopgaver, vil blive opgjort og indregnet i de besparelser, der er aftalt mellem regeringen og KL i forbindelse med økonomiaftalen for 2017 og årene fremover”.

Det har altså været en forudsætning at få den nye struktur på plads, og derefter se på hvor det kan give mening at realisere besparelser fx på baggrund af smidigere arbejdsgange eller stordriftsfordele.

Søren Lenau fortæller også, at Hvidovre har investeret i at have medarbejdere med kompetencer, der kan bidrage med udviklingen af robotter på forskellige områder. Indførelse af robotter kan frigøre ressourcer og afskaffe rutineprægede og trivielle opgaver. I Hvidovre Kommune har man indført robotteknologi til håndtering af bl.a.

• ansøgninger om kropsbårne hjælpemidler (fx høreapparater),
• administration af jordflytning i kommunen,
• udsendelse af børne- og straffeattester til ledere, som led i nyansættelser,
• kontrol af om de udenlandske statsborgere, som opholder sig i Hvidovre, er i arbejde. Hvis ikke, skal der tilknyttes en sagsbehandler.

Lavere serviceniveau

Besparelser, der betyder et lavere serviceniveau, kommer man dog ikke udenom. Det mener begge økonomichefer.

Det kan fx handle om budgettet til kantinedrift, forplejning til møder, teknisk service, politisk betjening, svartider på diverse henvendelser og lignende.

Flerårigt samarbejdsprogram mellem regering og KL

I økonomiaftalen for 2024 er kommunerne pålagt en besparelse på det administrative område på 700 mio. kr.

Det indgår også i økonomiaftalen, at et flerårigt samarbejdsprogram mellem regeringen og KL skal understøtte kommunernes arbejde med at reducere udgifterne til administrative opgaver. Samarbejdsprogrammet organiseres i tre spor, der fokuserer på regelforenkling, tilsyn og større strukturelle tiltag.

I første omgang er der fokus på enklere rammer for opgaveløsningen (regelforenkling) og færre og mindre bureaukratiske tilsyn.