Politiske beslutninger, konjunkturer, ændring i demografi. Mange faktorer påvirker økonomien negativt i en kommune. Vi har spurgt to kommunale økonomichefer, hvordan de håndterer økonomien, når de skal effektivisere i en kommune.

"Det er nødvendigvis slet ikke os, der kommer med spareforslagene. Det er absolut lige så meget direktørerne, fagcheferne og lederne. Det er os, der beregner de besparelser, der er. Det foregår i et tæt samarbejde med områderne," fortæller Ove Weller Nielsen, der er chef for økonomi og HR i Lemvig Kommune.

Ove Weller Nielsen ligger især vægt på en grundig og rettidig planlægning. Lemvig kører med en stram økonomistyring, så der ikke er nogen overraskelser. Det betyder i praksis, at de allerede går i gang her i november i år med de indledende faser for budgettet for 2023.

Så mens regeringen er i fuld gang med finanslovsforhandlingerne, og budgetterne for 2022 kun lige er blevet vedtaget, så er Lemvig Kommune allerede i gang med at planlægge nye budgetår.

"Det er en langvarig proces, hvor vi inddrager tillidsfolkene. Den inddragelse har en stor betydning for, hvor godt vi kommer igennem besparelser. For det er jo selvfølgelig besparelsesforslag, som vil koste stillinger," fortæller han. "Hvis vi så ser på, hvordan vi så finder besparelserne, så handler det rigtig meget om, at vi har ledere, fagchefer og direktører med i processen. Samtidig har økonomikonsulenterne en stor viden om det faglige, og vi arbejder hele tiden på, hvor vi kan effektivisere henne."

Selv i de år, hvor kommunerne ikke nødvendigvis behøver at spare, så er Lemvig Kommune dog på udkig efter, hvor man kan effektivisere i kommunen.

"Vi optimerer hele tiden. Det er bare en naturlig del af vores arbejdsproces," tilføjer Pernille Jakobsgaard, der er Teamkoodinator i økonomi og HR i Lemvig Kommune.

I Assens Kommune ser det lidt anderledes ud. Her har de i nogle år kunne slippe for besparelser. Men det skyldes en omfattende turnaround i kommunen, fordi de havde nogle millionunderskud. Kommunen havde dels været ramt af en række udefrakommende faktorer. Men som så mange andre kommuner, havde de oplevet en stor udgiftsstigning på især det specialiserede socialområde.

"Det her med, at vi de seneste to år ikke har skullet spare. Det er ikke det samme, som at vi ikke hele tiden forsøger at effektivisere og optimere driften," fortæller Morten Bjørn Bentsen, der er Stabschef for økonomi og løn i Assens Kommune.

Kommuneøkonomi i en turnaround

Da Morten Bjørn Bentsen havde sin første arbejdsdag i kommunen deltog han i et budgetseminar. Her var politikerne i kommunen meget optaget af at sende et signal til administrationen om, at de ønskede et budget i balance.

"Samtidig ville de genopbygge likviditeten. Derfor måtte vi i administrationen finde ud af, hvad der så skal til for at opnå det," husker Morten Bjørn Bentsen. "Vi arbejdede virkelig med en turnaround," fortæller Morten Bjørn Bentsen. "For at finansiere det store underskud, måtte vi dels skære i anlægsrammen. Så var der så også en række effektiviseringer og budgetbesparelser. Der er en alenlang liste over en række mindre indgreb."

Morten Bjørn Bentsen fortæller, at de havde en liste med mere end 60 større eller mindre tiltag lige fra effektivisering af opgaverne i hjemmeplejen til en lavere normering på bibliotekerne.

Resultatet blev - udover en mindre anlægsramme - at, der var driftsbesparelser og effektiviseringer for 45,5 mio. kr. med helårsvirkning. De tidligere underskud måtte dækkes af likviditeten. Det betød så også, at de fremtidige budgetter samtidig skulle finde midler til at genoprette en stærkere likviditet.

"Efter vi lavede denne her turnaround, så har vi faktisk to år i streg undgået besparelser. Det har givet en ro i organisationen," fortæller han og tilføjer, at byrådet samtidig har kunnet øge fokus på udvikling og drift til for eksempel øget normering i folkeskolen.

Så kom udligningsreformen. De ekstra penge har Assens Kommune brugt til øge deres anlægsramme igen, at iværksætte ny drift og så er de sidste penge reserveret til reserve.

Flere veje fører styr på økonomien

Morten Bjørn Bentsen har ikke løst opgaven alene. Han var nytiltrådt i organisationen, da det blev en bunden opgave at få styr på økonomien. Den gennemførte turnaround kunne kun gennemføres, fordi byrådet en gang for alle ønskede et budget i balance, forklarer han.

Det krævede samtidig et bredt samarbejde på tværs af kommunen. Men der var også stor hjælp at hente hos revisionsvirksomheden BDO, der kom med oplæg til en 360 graders eftersyn af kommunen.

Hos Lemvig gør de også brug af eksterne konsulenter. Men de laver også analyser selv i kommunen.

"Siden 2008 har vi lavet 18 dybdegående analyser, hvor vi ser på sammenhængen mellem arbejdsgange og faglig kvalitet og ressourceanvendelsen. Der kommer besparelserne helt automatisk ved, at vi laver nogle mere effektive arbejdsgange," siger Ove Weller Nielsen.

Pernille Jakobsgaard forklarer, at de altid har en økonomikonsulent med indsigt i det faglige ude på institutionerne. Det kan for eksempel være på ældreområdet.

"Man har en meget tæt kontakt med både ledere, sekretærer og nogle af medarbejderne derude. Så når man taler om effektiviseringer, så er det noget, vi har øje for hele tiden," siger hun. "Vi får selvfølgelig en stor indsigt i de forskellige områder. Vi er jo på fornavn med de fleste af dem. Men der er også en vis fortrolighed i det. Vi får et rigtig godt forhold til dem. For de kommer jo også til os, hvis de har nogle udfordringer. Hvor vi så kan komme med løsningsforslag til dem."

Omvendt forklarer hun afslutningsvis, at de i økonomiafdelingen også kan komme ud til dem og sige, at de har en udfordring i forhold til nogle konkrete besparelseskrav. Så er de også rigtig gode til at komme med forslag til dem den anden vej rundt.