Effektiv og flerårig økonomistyring er nøglen til en god kommunaløkonomi. På den måde kan man undgå store sparerunder, en usikkerhed blandt medarbejdere samt årlige sparekataloger.
Af Christina Yoon, Journalist, christina@nb-medier.dk
Det kan ikke betale sig at være en økonomisk sjuft i Vejle Kommune. Her har man lagt ansvar og økonomi ud til den enkelte fagchefer. De skal løbende sørge for at effektivisere på baggrund af lokale løsninger og holde hus med pengene. Det fortæller Sarah Gaarde, der er økonomi- og arbejdsmarkedsdirektør i Vejle Kommune til NB-Økonomi.
Den stramme økonomistyring i Vejle Kommune kan paradoksalt nok betyde, at det kan give en god kultur blandt medarbejderne. Det skyldes ifølge Sarah Gaarde, at der ikke kommer store overraskelser ind i økonomien, som resulterer i store fyringsrunder og utryghed blandt kommunens personale.
”Jeg tror på stærke økonomistyringsrammer og herunder decentraliseret økonomi og ansvar. Det gør, at det er de gode løsninger, vi finder. Det giver også en ro, da der ikke kommer overraskelser hele tiden. Det kan ikke betale sig at være en sjuft økonomistyringsmæssigt i Vejle,” siger Sarah Gaarde.
Vejle Kommune er kendt for at have styr på økonomien. I 2021 budgetterede de med langt mindre, end hvad deres servicebehov egentlig burde være ud fra en gennemsnitsmæssig betragtning.
Den slags kan selvfølgelig sætte sig i medarbejdernes sygefravær, men det er der heller ikke noget, der tyder på, at det har gjort.
Så hvad er det, som Vejle Kommune gør, som tilsyneladende virker så godt? Det vil Sarah Gaarde gerne give et bud på. Derfor er NB-Økonomi taget til Vejle for at få en snak med økonomidirektøren.
Når man kommer til Vejle Kommune, bliver man mødt af et stort og moderne rådhus. Indretningen i de synlige områder er farverige, og der er pænt, men ikke prangende.
Det gælder også, når man kommer ind på økonomidirektørens kontor. Her bliver der serveret kaffe og vand af den type, man kunne forvente på en hvilken som helst institution som plejehjem eller børnehave. Det er funktionelt og pænt, men det er noget de fleste borgere i kommunen ville have råd til.
Den stramme økonomistyring kan dermed ses overalt, hvor man færdes.
Store spare- og fyrerunder i Vejle har haft afskrækkende effekt
Efter kommunesammenlægningen i 2007, hvor Vejle Kommune blev grundlagt, måtte den igennem nogle meget store spare- og fyringsrunder i 2010.
Den oplevelse har gjort, at brændt kommune nu skyr ilden. Det vil de aldrig igennem igen, siger Sarah Gaarde til NB-Økonomi.
De har en decentral struktur, hvor fagcheferne står med et lokalt budgetansvar for deres område.
”Når vi siger pengeposer, kronestyring og overførselsadgang, så er Vejle Kommunes økonomistyring faktisk relativt decentraliseret. Forstået på den måde, at der er en forventning om, at når cheferne har fået et budget, så overholder de det budget, de har fået,” siger Sarah Gaarde.
Hun fortæller, at kulturen hos ledere og medarbejderne er én af de helt centrale dele i Vejles succes, når det kommer til at styre økonomien. Det er kulturen omkring ansvar og decentral budgetstyring, der er nøgleordene.
Det betyder, at medarbejderne med budgetansvar både har friheden til at træffe beslutninger i det nære men også ansvaret til at sørge for at finde en løsning, hvis man går over budget.
”Vi siger ikke, at man skal have præcis så mange normeringer og så videre. Hvis du laver et merforbrug, så får du overført dit merforbrug. Det gnaver du selv af. Det er dit ansvar. Hvis du så har et mindreforbrug, så må du overføre op til 4%. Det vil sige, at du må spare 4 procent op af dit budget hvert år. Jeg tror 4 % ligger i den høje ende af kommunerne” siger hun.
Sparekataloger kan skabe usikkerhed blandt medarbejderne
Medarbejderne i mange kommuner kan se anspændte til, når kommunerne offentliggør deres sparekataloger i forbindelse med det kommende års budgetter. Der kan de nemlig sort på hvidt se, om deres egen stilling og arbejde er i spil til at blive fjernet fra kommunens økonomi.
Sparekataloger kan derfor skabe usikkerhed og utryghed blandt medarbejderne. Derfor har Vejle Kommune heller ikke lagt op til sparekataloger i det kommende budget. Sarah Gaarde understreger dog over for NB-Økonomi, at hun ikke ville tøve med at bruge dem, hvis det blev nødvendigt. Men de forsøger at holde en stram økonomistyring, så det ikke er nødvendigt.
I Vejle Kommune har man ikke arbejdet med sparekatalogerne i budgetlægningen de seneste mange år. Men det går bredere end blot sparekataloger. I det hele taget bryder Vejle Kommune sig ikke om store overraskelser ind i økonomien.
”Vi kører ikke med sparekataloger. Jeg tror, at erfaringen er, at det kan skabe en usikkerhed i kulturen hos medarbejderne,” fortæller Sarah Gaarde.
Siden 2010 efter kommunesammenlægningen har Vejle Kommune stort set undgået at komme med uvarslede store besparelser eller sparekataloger. Det er tankevækkende, når mange kommuner netop nu enten har offentliggjort eller sidder og arbejder på sparekataloger og hårde økonomiske prioriteringer rundt om i kommunerne forud for budgetforhandlingerne i 2023.
Det er ikke mindst blevet relevant, efter offentliggørelsen af en stram økonomiaftale, hvor anlægsrammen for eksempel bliver mindre end tidligere år.
Hvis man laver sparekataloger, forklarer Sarah Gaarde, så er det ekstremt vigtigt, at man så også gennemfører dem. Ellers bidrager det bare til ren usikkerhed blandt medarbejderne, som kan se sig selv og sit arbejde i spareforslagene. Medarbejderne skal ikke gå rundt og frygte, at de bare kan undværes, men at god økonomistyringskultur i det daglige betaler sig.
Ingen overraskelser i økonomien i Vejle Kommune
Selvom de helst undgår ubehagelige overraskelser i Vejle, så kan de ikke undgå, at det kommer fra tid til anden fra Christiansborg og i økonomiaftalerne. Men også her er Vejle Kommune hurtigt ude med planer for at håndtere overraskelser, så det reducerer usikkerheden blandt medarbejderne.
”Et eksempel på en finansieringsoverraskelse vi har haft i nyere tid, det var den her finansiering af retten til tidligere pension (Arne-pensionen, red.). Jeg nedlagde 15 stillinger sidste år i jobcenteret. Så vi implementerer det, der bliver besluttet, at vi skal gøre,” siger Sarah Gaarde.
Her så man hurtigt i Vejle, hvor pilen pegene hen, da aftalen kom. Sarah Gaarde satte sig derfor sammen med arbejdsmarkedschefen og påbegyndte et reflekteret ansættelsesstop.
”Jeg er imod ansættelsesstop med hovedet under armen, fordi du har en vigtig drift, der skal køre videre. Så du kan ikke bare altid sige, at når der er én, der stopper med naturlig afgang, så kan du lade være med at ansætte,” siger Sarah Gaarde.
Men man kan gøre det reflekteret, siger økonomidirektøren. Her handler det igen om at finde en god decentral løsning på udfordringen – hvorfor arbejdsmarkedschefen skulle ind over den beslutning. Det skulle ikke bare dikteres ovenfra. Kunne det for eksempel være, at der var ledige stillinger i organisationen, hvor man kunne undlade at ansætte flere? Så havde man jo sparet en stilling der, var tankegangen.
Vejle Kommune startede derfor et halvt år i forvejen med at planlægge, før man overhovedet skulle begynde at spare. Der hvor nogle havde sagt op eller gået på pension – og der var et match – kunne man flytte nogle af de medarbejdere, der ellers stod til en afskedigelse på grund af besparelserne.
På den måde fik Vejle Kommune løst udfordringen, uden store fyringsrunder.
Hvis hun skulle give ét råd til andre kommuner, når det gælder den gode kultur og økonomistyring, så er det klart, at der ikke må komme mange overraskelser.
”Lad være med at komme med for mange overraskelser, det kan smadre en kultur, hvor medarbejderne hjælper til med at holde hus med pengene. Hvis der skal være overraskelser, så skal man virkelig op på ølkassen og fortælle hvorfor,” understreger hun.
Der er også effektiviseringer i Vejle Kommune
I Vejle Kommune er der behov for effektiviseringer ligesom i alle andre kommuner. Men det er vigtigt for dem, at cheferne med budgetansvar ved i god tid, hvilken vej økonomien tager. Jo senere de får viden omkring økonomien, jo sværere er det at komme op med de gode løsninger til at effektivisere. Det fortæller Sarah Gaarde.
”Igen, så er det med at vide det i bedre tid og tage action på det. Når vi er i gang med budget 2023, så har vi jo allerede fortalt, dengang vi lagde budget 2022, at de effektiviseringskrav, der var for 2023 inde i økonomiaftalen, dem har I i jeres rammer. Dem skal I huske at effektuere. Så de har kendt dem i lang tid,” siger Sarah Gaarde om cheferne med budgetansvar.
Økonomidirektøren oplever en stolthed i Vejle Kommune, men der ikke nogen, der går og siger, at de aldrig oplever besparelser eller effektiviseringer.
”Men det er ikke de store sparerunder. De er kendte, og der kommer ikke så mange overraskelser ind i økonomien,” gentager hun.
Der er heller ikke noget område i kommunen, der per ren automatik får budgettildelinger.
”Vi har ikke nogen automatikmodeller som for eksempel demografi eller klimamodeller. Når vi bliver flere, så får man ikke automatisk mere, siger Sarah Gaarde. ”Det samlede økonomiske råderum opgøres og lægges op til politisk prioritering mellem alle udfordringerne i kommunen herunder udgifterne til demografi”.
Høj grad af decentralisering kan skabe silotænkning
Den tilgang, som Vejle har anvendt – som tilsyneladende giver en god økonomistyring – er ikke helt uden udfordringer. Det kan godt skabe silotænkning. Derfor er næste skridt at arbejde mere målrettet med at nedbryde siloer, fortæller økonomidirektøren.
”Det er klart, at når man decentraliserer ansvaret for økonomien, så kan det tendere nogle gange til, at man lukker sig mere. Det klare ansvar man har, kan også godt medføre nogle siloer,” fortæller Sarah Gaarde, der godt kunne tænke sig, at man blev bedre til at samarbejde på tværs af de siloer.
“Økonomi kan også bruges som undskyldning for ikke at bruge penge tværfagligt.”
Det betyder også, at hun ser flere forbedringspotentialer for Vejle Kommune.
”Jeg tror på, at der er et potentiale i at komme derhen, hvor man mødes om problemstillingen for et borgerperspektiv. Hvor man nogle gange lader økonomien følge efter,” siger Sarah Gaarde. ”Der er et potentiale i at have fokus på, hvad vi får ud af økonomien.”
Derudover ønsker økonomidirektøren fra Vejle at fortsætte med at arbejde med kommunes kultur.
”Det jeg er optaget af, er at blive ved med at arbejde med økonomistyring som en del af kulturen. God økonomistyring kan du ikke bare ændre, det skabes blandt andet gennem god ledelse samt kendt, konsekvent økonomistyring” siger Sarah Gaarde.
