Ekspertens råd: Sådan skal du læse benchmark om administration

Del artiklen:
Rasmus Duus fra BDO Advice giver her seks gode råd til, hvordan man skal læse det store benchmark om kommunernes administrationsomkostninger, som Social- og Indenrigsministeriets Benchmarkenhed offentliggjorde i sidste uge.
Rasmus Duus fra BDO Advice giver her seks gode råd til, hvordan man skal læse det store benchmark om kommunernes administrationsomkostninger, som Social- og Indenrigsministeriets Benchmarkenhed offentliggjorde i sidste uge. - Foto: Pressefoto, BDO

En erfaren ekspert i kommuneøkonomi giver dig her seks væsentlige ting, som du skal tage højde for, når du læser benchmark om administration.

Af Arne Ullum, [email protected]

Når politikere og chefer i kommunerne læser den store benchmark af de administrative omkostninger i kommunerne, så er der ifølge en erfaren ekspert i kommuneøkonomi en række væsentlige forhold, som man skal huske at tage højde for – uagtet om man i Social- og Indenrigsministeriets analyse ligger med høje eller lave omkostninger pr. indbygger.

“Det er generelt et godt benchmark, som nok kommer så tæt på sandheden, som man kan komme, når man ville sammenligne 98 meget forskellige kommuner,” siger Rasmus Duus, Partner i BDO Advisory.

“Vores erfaring er dog, at en benchmarkopgørelse, som viser de relative omkostningsniveauer på et givent område, ofte overfortolkes, og at der kan træffes beslutninger om effektiviseringer eller lignende på et ikke fuldstændigt oplyst grundlag.”

Rasmus Duus giver her seks forhold, som man ifølge hans erfaring skal huske at tage i betragtning, når man tolker på analysens resultater – og en kommunes relative omkostningsniveau. Derudover giver han to gode råd til at arbejde med benchmarken.

Stor eller lille andel selvejende institutioner:

Hvis en kommune har en relativt stor andel af de offentlige aktiviteter organiseret i selvejende institutioner, så vil kommunen få en kunstig god placering i benchmarket. Forklaringen er, at den del af kommunens betaling til den selvejende institution, som bliver brugt til administration og ledelse, ikke tæller med i benchmarken.
Modsat gælder, at kommuner får en kunstigt lavere placering i benchmarken, hvis man har valgt at drive eksempelvis idrætshaller, kulturhuse, private dagtilbud og andre institutioner som kommunale enheder.
Central eller decentral kontering af administrative udgifter:

Hvis en kommune konterer administrative udgifter udover løn (f.eks. it-licenser eller forsikringer) decentralt på de enkelte skolers eller institutioners budget, så vil de ikke tælle med i benchmarkens omkostninger til ledelse og administration, da Social- og Indenrigsministeriets Benchmarkenhed ikke har medtaget omkostninger (ud over løn), der er konteret decentralt – typisk på gruppering 200.

Dermed bliver det reelle omkostningsniveau undervurderet. Derfor betyder konteringspraksis og måske endda decentraliseringsgraden noget for benchmarkresultaterne – på trods af, at man har valgt at kombinere personale- og regnskabsmetoden.

Metodevalg kan påvirke resultatet:

Umiddelbart er det ifølge Rasmus Duus en styrke ved benchmarken fra Social- og Indenrigsministeriet, at man bruger den såkaldte personalemetode i kombination med regnskabsmetoden, da modellernes ulemper dermed reduceres til en vis grad.

Dog vil den administrative organisering i en kommune stadigvæk påvirke benchmarkresultatet kraftigt.

Rasmus Duus peger på skoleområdet som et godt eksempel. Hvis der på en skole er både en skoleleder og en række afdelingsledere eller pædagogiske ledere, som også bruger en del af deres tid på undervisning, så vil alle tælle som 100 procent administrative i denne benchmark – selvom den ene eller måske endda begge også underviser en del af tiden. Dermed bliver kommunens administrative omkostninger kunstigt høje, og kommuner, der har mange decentrale ledere, der indgår i den ’daglige drift’, vil se relativt dyre ud ift. kommuner med ’rene’ administrative ledere/medarbejdere.

Modsat vil kommuner med ’rene ledere/administrative medarbejdere’ kunne se kunstigt omkostningseffektive ud i det omfang, man har færre ledere, der så til gengæld understøttes af lærere/pædagoger i deres administrative arbejde. Samme logik gør sig også gældende på dagtilbud, plejehjem og en række andre kommunale decentrale institutioner.

Gennemsnitsløn kan forvride resultatet

I og med at benchmarket blandt andet bruger personalemetoden, så er det vigtigt at korrigere for det forhold, at man har brugt gennemsnitslønninger på nationalt plan til at omregne antallet af ansattes omkostninger i kroner.

Først og fremmest betyder det, at man som lokalpolitiker ikke vil kunne genkende egne tal, men det betyder også, at man ifølge Rasmus Duus misser en detalje hos de kommuner, der har truffet aktive valg om en personalesammensætning med et relativt lavt omkostningsniveau – fx via en ’god’ blanding af medarbejdere på ’billigere’ overenskomster end andre og/eller via en ’god’ blanding af medarbejdere med lavere anciennitet end andre.

Sammenblanding af administration og varme hænder:

Personalemetoden i opgørelsen af de administrative omkostninger betyder, at flere af de medarbejdergruppe, der er medtaget i opgørelsen, ofte arbejder med direkte borgerrelaterede opgaver.

“Hvis man eksempelvis har opnormeret i Borgerservice eller med socialrådgivere på børneområdet, så vil kommunen have øget sit ressourcetræk på administrative medarbejdere i benchmarken, men de facto vil det kunne diskuteres, om det er administration eller reelt er ’varme hænder’,” siger Rasmus Duus.

Magistratstyre er dyrere:

Benchmarken tager ikke højde for, om en kommune er underlagt magistratstyre eller ej. Så sent som i januar skønnede Social- og Indenrigsministeriet i regeringen udspil til udligningsreform, at magistratstyre forøger en kommunens administrative omkostninger med tre til seks procent.

Afledte effekter af administrative omkostninger driften:

“Min vigtigste pointe er, at man hele tiden skal huske på, at en administration – uagtet om den er stor eller lille, er central eller decentral har til opgave at understøtte et effektivt leveranceapparat,” siger Rasmus Duus.

Hans pointe er, at benchmarkanalysen fra Social- og Indenrigsministeriets Benchmarkenhed ikke siger noget om, hvorvidt en ressourcetung administration i større eller mindre grad er med til at sikre en effektiv drift af velfærdsområderne f.eks. – eller omvendt.

“Vi har i vores arbejde med kommunerne således set flere eksempler på, at en opnormering med f.eks. en administrativ planlægger i hjemmeplejen kan medføre mere effektiv ruteplanlægning og dermed en optimeret drift. På den anden side har vi også set kommuner med relativt mange planlæggere, der stadig har en ineffektiv drift. Blot for at nævne ét eksempel,” siger Rasmus Duus.

Han mener derfor, at man skal passe på med at stirre sig blind på det relative omkostningsniveau – og i stedet for begynde at fokusere på, om de ledelsesmæssige og administrative kræfter i tilstrækkelig grad understøtter den ønskede produktivitet og effektivitet i leveranceapparatet. 
Kig mindre på benchmark og mere på egen kommune:

Når politikere og embedsmænd læser Social- og Indenrigsministeriets benchmark af kommunernes administrationsudgifter, anbefaler Rasmus Duus derfor, at man bruger hans seks gode råd til vurdere tallene og til blive nysgerrig på egen drift snarere end at koncentrere sig alt for meget om eget relative omkostningsniveau.

“Man kan sagtens bruge resultaterne til at blive nysgerrig, men jeg vil anbefale, at kommunerne relativt hurtigt bruger analysen til at drøfte kommunens egen drift og egen ledelsesmæssige og administrative understøttelse af kerneopgaven,” siger han. 

“Derfor synes jeg, at det er langt vigtigere at drøfte og analysere på egne administrative arbejdsgange og processer, opgaveoverlap, digital modenhed, organisering og kompetencer.”

Rasmus Duus mener også, at man skal se kritisk på, hvilke ydelser og serviceniveau som leveranceapparatet reelt efterspørger hos den kommunale ledelse og administration. Det skal sikre, at de administrative støttefunktioner bedst kan levere værdi til de ‘varme hænder’.
“Benchmark kan være godt – bare man passer på, hvad man bruger det til,” siger Rasmus Duus.